電子檔案管理制度范本
隨著社會不斷地進步，制度的使用頻率逐漸增多，制度泛指以規則或運作模式，規范個體行動的一種社會結構。那么什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編為大家整理的電子檔案管理制度范本，歡迎閱讀與收藏。
電子檔案管理制度1
一、 管理目的
1、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
2、原則上公司所有的員工檔案管理依本制度執行。
二、 人員定義
公司所有員工劃分為四種：
檔案依據四種人員采取相應的管理。
三、 檔案文件定義
1、員工入職前及入職后提供的個人資料，簡稱員工個人資料。及入職后補充的資料（如學歷變更的證書復印件）
2、員工入職前及入職后需與公司簽訂的合同及協議。簡稱員工協議文件。 依據不同類人員有不同的合同與協議 以上，包括但不限于，所有入職人員都必須提供以上資料，并保證完整、齊全、真實、整潔。
四、 檔案收藏工具
在職人員每人使用一個檔案袋，檔案袋左上角貼上一片不干膠，并在不干膠上面使用黑色水筆清晰、端正的寫上工號及姓名，工號寫在姓名前面。檔案袋之間以工號順序排列。
五、 檔案管理細則
1、檔案的封面： 在職人員的檔案封面都要貼上一份《檔案管理清單表》，依據檔案內容作標注，即有則打勾�！稒n案管理清單》見附件一。
2、檔案內容的放置順序不同員工的檔案均分為兩疊，第一疊為員工個人資料，第二疊為員工協議文件。這兩疊資料按照以下順序分別用回形針夾好。員工個人資料：身份證→學歷證書、職稱證書、英語及計算機等相關證書→ 員工協議文件：勞動合同→→轉正資料 →合同續簽文件，若存在一些文件沒有包括在內的如職務發生協議、戶口調動申請等，則按照事件的發生順序排放在員工協議文件的后面。
3、檔案資料的規格
資料原則上以A4為標準規格，若規格比A4小的，則以上方及左邊為對齊標準；若規格比A4大的，則超出部分折疊為A4規格。
4、在職人員管理權限
A類人員的檔案除總裁有特別規定外，一律由人力資源總監保管；
B類人員中的部門經理及人力資源部成員的檔案由人力資源總監保管，但人力資源總監的檔案由其上級人員保管。
5、檔案管理需建立電子檔及給相關人員復印件的。
若員工協議文件有存在以下較特別的內容時，需建立電子文檔以方便的查詢及工作銜接，如果這些內容有涉及到第三方的，原則對方應保存一份復印件。 a） 薪酬福利，即在相關協議中約定特別的薪酬福利，如：住房補貼、探假的車費報銷、電話補貼、住房補貼（公司幫忙付房租的）、合同期滿兌現的福利等，這些需復印一份給薪酬專員或人力總監并建立在電子文檔； b） 競業協議，需備注在電子文檔并寫明競業的年限；c） 個人有涉及到薪酬福利的申請如住房公積金繳費比例申請，需備注在電子文檔；d） 培訓協議，復印一份給培訓專員，并把培訓的.后應增加的服務期及金額備注在電子；e） 簽訂其他特別相關協議的并有必要建立電子檔或給第三方人員的；
6、復職人員及返聘人員復職人員及返聘人員應把原先的資料抽調出來，單獨一疊夾好并放入新的檔案中，為了便于SAP管理，復職人員及返聘人員的工號與原先的一致。
7、離職人員檔案管理
1、員工辦理離職時，負責辦理離職手續的HR應查看檔案及電子檔案是否有特別規定會影響到目前離職事宜或離職后的事項規定。若存在特別的規定應及時反饋給上級及相關人員。
2、離職人員離職時簽訂的協議、離職移交表、離職申請的相關文件應放入其檔案。
3、每月初3號前對上個月離職人員的檔案進行分列管理：
A類人員及B類人員中的部門經理的離職檔案，用文件夾裝好，文件夾第一張增加張清單，注明離職人員的工號、姓名、部門、職位、離職日期信息。如果人數不多以一年或半年為一個季度為宜，并在文件夾的側面貼上離職的年月。A類人員的離職檔案由人力資源總監保管，保管期限原則上為永久保管；
B類人員除部門經理外及D類中的顧問、科室的離退休返聘人員的檔案，按月份歸集，同樣用原檔案袋裝好，以工號為順序放置。在工號為第一個人的檔案上面放一張清單注明離職人員的工號、姓名、部門、職位、離職日期，側面用一紙寫上離職年月后，用一條繩子扎緊后再放入檔案柜，保管期限至少為五年，十年為佳。
C類人員及D類的臨時工、一線二線離退休返聘人員，他們的檔案自離職日期起保管期為兩年，按離職人員的月份抽出其檔案逐份裝訂并放入統一的檔案袋中，其檔案袋封面貼上這些人的工號、姓名、部門、職位、離職日期信息。
六、 檔案借閱權限
1、員工檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出人力資源部查閱時，應事先提交報告，說明理由，經人力資源部總監或分管領導批準后，嚴格辦理登記手續，并按期歸還。
2、任何個人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。 借閱檔案人嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。對違反者，應視情節輕重予以批評教育，直至紀律處分，或追究法律責任。
3、若相關部門需要從檔案中取證的，須分管領導批準后才能復制辦理。
七、 檔案管理員的職責
保證員工檔案的資料及齊全完整、安全保密和使用方便。
八、 檔案銷毀
1、公司任何個人非經允許不得銷毀員工的檔案資料。
2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《檔案資料銷毀審批表》交分管領導批準后執行。
3、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
4、在銷毀公司檔案資料時，必須派人力資源部的其他人監督銷毀。
電子檔案管理制度2
第一條
為規范公司的勞動用工管理，保護勞動關系雙方的合法權益，在遵守《勞動法》及其他相關法律、法規的前提下，結合公司實際情況制定本管理規定。
第二條
適用范圍：本規定適用于公司全體員工。
第三條
主管部門：公司人力資源部為勞動用工管理的職能部門，負責員工勞動合同、勞務協議的簽訂、人事檔案的管理，以及處理和解決有關勞動糾紛、勞動爭議等。
第二章 勞動合同管理
第四條
合同或協議的簽訂
一、公司遵循合法、自愿、協商一致的原則與招聘錄用的'員工簽訂勞動合同。
二、公司員工所簽勞動合同的主體為青島菱通電子科技有限公司，由人力資源部組織實施。
三、試用期內雙方簽訂勞動協議，待轉正式后，公司與員工簽訂勞動合同。
四、與公司簽訂勞動合同的員工須提供與原位解除勞動關系的證明（原件）和社保關系轉移相關材料或在入職前未與任何單位建立勞動關系，否則簽訂勞動協議，并按公司要求出具書面聲明。
五、公司與員工協商一致簽訂勞動合同或勞動協議，雙方的權利、義務、責任等內容在合同、協議中具體規定。
六、簽訂勞動合同期限原則上為1至2年，視公司具體情況而定；重要崗位及公司出資培訓人員的勞動合同或勞務協議期限為2至5年。
七、勞動合同或勞務協議一經簽訂即發生法律效力，非經雙方協商或法律規定程序不得擅自變更和解除合同或協議關系。
八、公司新入職員工試用期計入勞動合同或勞動協議期限。 第五條合同或協議的變更和解除 ，勞動合同與人事檔案管理辦法
一、勞動合同或勞動協議簽訂后，經雙方協商一致或發生重大情勢變化（依據的法律、法規及規定發生變化；依據的管理情況發生變化等）或符合同、協議中規定的條件，可以變更勞動合同、協議內容或解除關系。
二、變更和解除勞動合同或勞務協議關系須在符合合同或協議約定或法律規定的前提下，經雙方協商一致，方可變更和解除關系，否則應承擔相應的責任和賠償由此給對方造成的損失。
三、試用期內，公司可隨時解除勞務協議關系；員工也可要求解除勞務協議關系，但須提前7天提出，以便辦理相應的離職和工作交接手續。
四、員工轉正后，要求解除勞動合同的一方應提前30天提出，經雙方協商一致可以解除勞動合同。
五、有下列情形之一者，公司可以解除勞動合同或勞動協議
（一）試用期內被證明不符合聘用條件者；
（二）違反公司規章制度，造成惡劣影響或給公司造成重大損失者；
（三）徇私舞弊、以權謀私，造成惡劣影響或給公司造成重大損失者；
�。ㄋ模o法勝任現任崗位經培訓或者調整工作崗位仍不能勝任工作者；
�。ㄎ澹┦艿叫淌绿幜P者；
�。﹦趧雍贤趧訁f議訂立時所依據的客觀情況發生重大變化，致使合同、協議無法履行，經雙方協商不能變更原合同、協議的；
�。ㄆ撸┕窘洜I狀況、經營方向或內部機構、編制等發生變化，經協商對方不同意變更部分合同、協議內容并拒絕接受合理安排的；
�。ò耍┢渌ǘㄊ掠苫蚬疽幎ǖ钠渌掠�。 第六條合同或協議的終止
一、合同或協議期滿或符合合同、協議中約定的終止條件，勞動合同或勞動協議關系自然終止。
二、合同或協議期滿須續簽的，由人力資源部于合同或協議期滿前30天書面通知對方，經雙方協商一致后，辦理續簽手續。任何一方不同意續簽的，合同或協議期滿即行終止。
第七條勞動爭議的處理
一、在符合法律規范的前提下，勞動爭議和勞務糾紛的處理應本著友好協商、及勞動合同與人事檔案管理辦法時處理的原則，按照合同或協議中的約定和有關法律規定執行。
二、勞動爭議及勞務糾紛處理的具體事務，由公司人力資源部負責，相關部門配合辦理。 第八條注意事項
一、公司在簽訂勞動合同或勞務協議時，應針對重要崗位、機密崗位等可能接觸到商業秘密、技術秘密的加簽保密條款。
二、員工在職期間及離職后應遵守職業道德，嚴格執行保密條款的規定，禁止泄露或非法使用與公司有關的商業和技術秘密等。
三、員工因違反合同或協議中保密條款的規定給公司造成損失的，應負責全部經濟賠償，并承擔相應的法律后果。
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